Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten auf der Website, im Kundenpanel, im Kundenportal und in der mobilen Android-App.
1. Verantwortlicher
KundeFlow Web
Nils Blümel, Langenbergerstraße 13, 42551 Velbert
E-Mail: support@kundenflow-web.de
2. Welche Daten verarbeitet werden
Je nach Nutzung verarbeiten wir insbesondere Stammdaten, Kontaktdaten, Login-Daten, Rollen und Berechtigungen, Kunden- und Objektinformationen, Gerätedaten, Wartungsdaten, Prüfberichte, Fotos, Signaturen, technische Protokolldaten, Zahlungs- und Vertragsdaten sowie Kommunikationsdaten.
3. Zwecke und Rechtsgrundlagen
- Bereitstellung des SaaS-Systems, Kundenportals und der App.
- Verwaltung von Unternehmen, Mitarbeitern, Kunden, Geräten, Wartungen und Berichten.
- Abrechnung, Vertragsverwaltung und Zahlungsabwicklung.
- Sicherheit, Missbrauchsvermeidung, Fehleranalyse und Systembetrieb.
- Kommunikation mit Interessenten und Kunden.
Rechtsgrundlagen sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für Vertragserfüllung, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für berechtigte Interessen am sicheren Betrieb sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzliche Pflichten.
4. Hosting und Server-Logs
Beim Aufruf der Website und API werden technisch notwendige Daten verarbeitet, darunter IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene URL, HTTP-Status, Browser-/Geräteinformationen und Logdaten. Diese Verarbeitung dient der Bereitstellung, Sicherheit und Fehleranalyse.
Hetzner Online GmbH, Industriestr. 20, 99084 Erfurt
5. Accounts, Login und JWT/Bearer Token
Für den Zugriff auf das Panel und die App werden Benutzerkonten verwendet. Nach erfolgreichem Login wird ein Zugriffstoken verwendet, um angemeldete Nutzer wiederzuerkennen und geschützte Funktionen bereitzustellen.
6. Kundenportal und Wartungsberichte
Im Kundenportal können Berichte, Geräteinformationen und Wartungsdaten bereitgestellt werden. Nutzer sind dafür verantwortlich, nur Daten einzugeben, die für den jeweiligen Wartungs- und Dokumentationszweck erforderlich sind.
7. Zahlungsabwicklung mit Stripe
Für Abonnements und Zahlungen verwenden wir Stripe. Dabei können Vertrags-, Zahlungs-, Rechnungs-, Kunden- und Transaktionsdaten an Stripe übermittelt werden. Stripe verarbeitet Daten zur Zahlungsabwicklung, Betrugsprävention, Rechnungsstellung und Einhaltung gesetzlicher Pflichten.
Weitere Informationen stellt Stripe in seiner Datenschutzerklärung bereit: Stripe Datenschutzerklärung.
8. E-Mail-Kommunikation
Bei Kontaktaufnahme per E-Mail verarbeiten wir die übermittelten Angaben zur Bearbeitung der Anfrage. Pflichtangaben für geschäftliche Kommunikation müssen in E-Mails vollständig enthalten sein.
9. Mobile Android-App
Die App kommuniziert mit der SaaS-API unter https://wartung.kundenflow-web.de/api. Die App verarbeitet Login-Daten, Gerätedaten, Wartungsdaten und je nach Nutzung Kamera-/Fotozugriffe für QR-Codes, Bilder und Dokumentation. Kamerazugriff erfolgt nur, wenn eine entsprechende Funktion genutzt wird.
10. Cookies und lokale Speicherung
Das System verwendet technisch notwendige Speichermechanismen für Login, Sicherheit und Funktionalität. Tracking- oder Marketing-Cookies sind in der aktuellen Version nicht vorgesehen. Falls später Analytics, Pixel oder Marketing-Tools eingebaut werden, muss diese Datenschutzerklärung erweitert und ggf. ein Consent-Banner ergänzt werden.
11. Löschung und Aufbewahrung
Daten werden gelöscht, sobald sie für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen oder berechtigte Interessen entgegenstehen.
12. Rechte betroffener Personen
Betroffene Personen haben nach Maßgabe der DSGVO Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Zudem besteht das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.
13. Auftragsverarbeitung
Für Geschäftskunden kann die Nutzung des Systems eine Auftragsverarbeitung darstellen. Dafür stellen wir einen AVV-Entwurf bereit. Kunden müssen prüfen, ob und in welchem Umfang ein AVV erforderlich ist.
Stand: 31.05.2026